Wartungs- und Befüllungsplaner für Automaten

Mit einem Automaten hat man alles im Kopf. Ab dem dritten nicht mehr. Diese Datei hält fest, wann welcher Automat gewartet werden muss, welcher Artikel an welchem Standort läuft und was am Ende wirklich in der Kasse ankommt. WAS DRIN IST • Automatenstamm mit Wartungsintervall und automatischer Fälligkeitsanzeige • Überfällige Geräte werden rot markiert • Befüllprotokoll für 300 Einträge • Kassenabrechnung für 150 Leerungen, mit Rohertrag je Leerung • Auswertung je Artikel und je Standort • Ladenhüter-Erkennung mit selbst gesetzter Grenze DER EIGENTLICHE NUTZEN In fast jedem Automaten stehen zwei bis drei Artikel, die kaum jemand kauft. Sie binden dein Geld, laufen ab und belegen einen Schacht, der verdienen könnte. Ohne Aufzeichnung merkst du das nicht — du siehst ja nur, was fehlt, nicht was steht. Die Auswertung zeigt dir genau diese Artikel, und zwar getrennt nach Standort. Derselbe Riegel kann an einem Ort Verkaufsschlager und am nächsten Ladenhüter sein. WAS EIN LEERER SCHACHT KOSTET Rechne es einmal durch: Ein Schacht mit einem gut laufenden Artikel bringt vielleicht 25 € Rohertrag im Monat. Ein Schacht mit einem Ladenhüter bringt 3 €. Bei acht Schächten und zwei Ladenhütern verschenkst du im Jahr rund 500 € — an einem einzigen Automaten, ohne dass es irgendwo auffällt. Genau das ist der Unterschied zwischen „läuft ganz gut" und „rechnet sich". Dazu kommt der Schwund durch Ablauf. Wer Riegel mit acht Monaten Haltbarkeit in einen Schacht legt, der zwei Stück im Monat verkauft, wirft am Ende die Hälfte weg. WARUM WARTUNGSINTERVALLE MEHR SIND ALS PFLICHT Ein Automat, der klemmt, verkauft nicht — und der Kunde, dem er einmal das Geld behalten hat, kommt nicht wieder. Die häufigsten Ausfälle sind vermeidbar: verschmutzte Münzprüfer, verklebte Ausgabeschächte, verstaubte Kühlaggregate. Das sind Minuten, wenn man sie einplant, und ein halber Tag, wenn das Gerät steht. Die Datei zeigt dir beim Öffnen sofort, welches Gerät dran ist, und markiert überfällige rot — damit die Wartung nicht an dem Automaten hängen bleibt, der am weitesten weg ist. FÜR WEN DIESE DATEI GEDACHT IST Für Aufsteller ab dem zweiten oder dritten Gerät, wenn der Kopf als Speicher nicht mehr reicht. Für alle, die mehrere Standorte betreuen und wissen wollen, welcher davon wirklich trägt. Und für jeden, der sein Sortiment aufräumen will, aber nicht weiß, wo anfangen. FÜR WEN NICHT Wer ein einziges Gerät am eigenen Firmengelände betreibt, kommt noch ohne aus. Und wer Telemetrie im Automaten hat, die Verkäufe automatisch überträgt, braucht diese Datei nicht — hier trägst du selbst ein. HÄUFIGE FRAGEN Brauche ich Excel? Nein. Die Datei läuft in Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen. Keine Makros, keine Installation. Für wie viele Automaten reicht sie? Der Automatenstamm ist nicht begrenzt; Befüllprotokoll und Kassenabrechnung sind auf 300 beziehungsweise 150 Einträge vorbereitet und lassen sich erweitern. Ist das GoBD-konform? Nein, und das ist auch nicht der Zweck. Es ist eine Arbeitshilfe für deine eigene Übersicht. Die steuerliche Aufzeichnung gehört in deine Buchhaltung. Kann ich meine eigenen Artikel eintragen? Ja, Artikel und Standorte legst du selbst an. Wie schnell habe ich sie? Sofort nach dem Kauf als Download, kein Abo. Funktioniert mit Excel, LibreOffice, Numbers und Google Tabellen. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: August 2026.