GoBD-Belegsystem: Leitfaden und Belegregister

Die GoBD in eine Ordnerstruktur übersetzt, die du in fünf Minuten anlegst. Werden deine Aufzeichnungen bei einer Prüfung als nicht ordnungsmäßig eingestuft, darf das Finanzamt schätzen. Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. WAS DRIN IST Leitfaden als PDF, 5 Seiten: • Die fünf Grundregeln, in verständlichem Deutsch • Fertige Ordnerstruktur zum Übernehmen • Namenskonvention für Dateien, die das Wiederfinden löst • Aufbewahrungsfristen als Tabelle • Ersetzendes Scannen: wann du Papier wegwerfen darfst • Die sechs häufigsten Fehler Belegregister als Excel: • 400 Belege erfassbar, mit automatischer Prüfung • Warnung bei doppelten Belegnummern und fehlenden Angaben • Ausfüllbare Verfahrensdokumentation, die die GoBD verlangen DER WICHTIGSTE SATZ Wenn du eine Datei nachträglich ändern kannst, ohne dass es jemand merkt, ist sie kein GoBD-konformer Beleg. Der Leitfaden zeigt, was daraus praktisch folgt. DIE VERFAHRENSDOKUMENTATION IST DER PUNKT, AN DEM ES SCHEITERT Sie klingt nach Bürokratenwort und ist in Wahrheit nur eine Beschreibung: Wie kommen Belege zu dir, wo werden sie abgelegt, wer darf sie ändern, wie werden sie gesichert, wie lange bleiben sie. Zwei Seiten reichen für einen Solo-Betrieb völlig. Trotzdem hat sie fast niemand. Und sie ist genau das Erste, wonach ein Prüfer fragt — denn ohne sie kann er nicht beurteilen, ob deine Ablage nachvollziehbar ist. Deshalb liegt sie hier als ausfüllbare Vorlage bei, nicht nur als Erklärung. ERSETZENDES SCANNEN — DIE ERLEICHTERUNG, DIE KAUM JEMAND NUTZT Papierbelege dürfen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden, sobald sie ordnungsgemäß digitalisiert sind. Das spart Ordner, Platz und Sucherei. Die Voraussetzungen sind aber nicht „einmal abfotografiert": Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, der Vorgang muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein, und bestimmte Unterlagen muss man trotzdem im Original behalten. Welche das sind und wie der Ablauf aussieht, steht im Leitfaden — mit dem ehrlichen Hinweis, in welchen Fällen man das Papier besser behält. FÜR WEN DIESES SYSTEM GEDACHT IST Für Solo-Selbstständige und kleine Betriebe, die ihre Belege digital ablegen und wissen wollen, ob das so hält. Für alle, die schon eine Ankündigung einer Betriebsprüfung im Briefkasten hatten. Und für jeden, der bisher einfach alles in einen Ordner „Rechnungen" wirft. FÜR WEN NICHT Für Unternehmen mit Warenwirtschaft, Kassensystem und mehreren Mitarbeitern reicht ein Leitfaden nicht — dort gehört die Verfahrensdokumentation fachlich begleitet. Und er ersetzt keine Steuerberatung, sondern bereitet das Gespräch vor. HÄUFIGE FRAGEN Macht mich das automatisch GoBD-konform? Nein. Es bringt deine Ablage in eine Form, die den Anforderungen entspricht — anwenden musst du sie selbst, dauerhaft. Brauche ich eine spezielle Software? Nein. Die Struktur funktioniert mit einem gewöhnlichen Dateisystem und einer Tabelle. Wie lange muss ich aufbewahren? Die Fristen unterscheiden sich je nach Art der Unterlage und wurden zuletzt geändert. Die Tabelle im Leitfaden zeigt sie nach Belegart getrennt. Gilt das auch für Kleinunternehmer? Ja. Die GoBD hängen nicht an der Umsatzsteuer, sondern an der Aufzeichnungspflicht. Arbeitshilfe, keine Steuerberatung. Stand: August 2026.